Fakturor till kommunen

Från den 1 april 2019 vill vi att du som leverantör skickar e-faktura till Växjö kommun.

Den nya lagen som träder i kraft 1 april 2019 innebär att nya avtal med kommunen så ska fakturor vara elektroniska enligt en ny europeisk standard. PDF-fakturor eller inskannade pappersfakturor räknas inte som e-fakturor.

Växjö kommun arbetar redan idag för att alla fakturor till kommunen ska vara elektroniska. Det är bra för miljön, effektiviserar vårt arbete och gör det lättare för oss att följa upp våra inköp. När det gäller nya upphandlingar ställer vi redan krav på e-faktura.

Detta gäller vid fakturering till Växjö kommun

• Växjö kommun tar emot e-faktura via Pagero med GLN 7340068400002
• Växjö kommun tar även emot via Peppol med Peppol-ID: 0007:2120000662
• Om du som leverantören inte kan skicka elektroniska fakturor till oss kan du använda en tjänst från vår samarbetspartner Pagero helt gratis. Vid användning av denna tjänst använd projektkoden Freeportal_VaxjoKommun Användarmanual finns längst ned på denna sida.
• En PDF-faktura är inte i strukturerat format och därför inte ett godkänt format för elektronisk faktura.
• Vid fakturering till Växjö kommun ska alltid korrekt referenskod finnas med. Är du osäker ska du alltid fråga efter den hos din referensperson på Växjö kommun.
• Kontakta oss på Efaktura@vaxjo.se vid eventuella frågor. Använde även denna e-postadress vid registrering av e-faktura mot Växjö kommun.

Referenskod

En referenskod är antigen en sifferkombination eller börja den med ”ON” följt av en sifferkombination. Referenskoden ska skrivas i rätt fällt i det elektroniska dokumentet och inte placeras i någon bilaga eller i adressfältet. Det är också viktigt att referenskoden står för sig själv och inte tillsammans med någons namn eller annan text till exempel ”Ref:”.

Om du är osäker ber vi dig att ta kontakt med din systemleverantör eller Efaktura@vaxjo.se.

Betalningsvillkor

Växjö kommun tillämpar betalningsvillkor 30 dagar från fakturans ankomstdatum om inte annan överenskommelse har träffats. Faktureringsavgifter, expeditionsavgifter med mera godkänns inte.

Elektroniska fakturor

Standarden för elektronisk faktura inom offentlig förvaltning heter SFTI och den nya europeiska standarden heter Peppol. Flera affärssystem har idag möjlighet att skicka elektroniska fakturor i det formatet alternativt genom att använda en så kallad fakturaväxel. Växjö kommun vill att våra leverantörer skickar fakturorna elektroniskt och det görs via:

Du som kan hantera e-fakturor redan idag

Använd er av vår VAN-tjänst (fakturaväxel) Pagero med GLN: 7340068400002 eller Peppol med Peppol-ID: 0007:2120000662

Du som inte hanterar e-fakturor idag

Om du inte har ett affärssystem kan du använda vår fakturaportal som är en gratis tjänst från vår samarbetspartner Pagero. Om du har ett affärssystem finns det ofta möjlighet att skapa e-faktura via befintlig affärssystem/ekonomisystem. Du ska då höra med din systemleverantör. Faktureringstjänster kan också köpas via vissa företag för att åstadkomma samma sak, liksom installation av så kallad virtuell fakturaskrivare.

Pappersfakturor

I Sverige skickas det årligen ut 1,4 miljarder fakturor men bara en mindre del av dem är elektroniska, enligt en uträkning från Intrum Justitia. Pappersfakturorna motsvarar ett utsläpp av 26 600 ton koldioxid per år.

Om du har avtalat att skicka pappersfakturor till Växjö kommun ska de skickas till följande adress:

Växjö kommun
Box 982
831 29 ÖSTERSUND